Kwota słownie na fakturze - jak prawidłowo zapisać
Kwota słownie na fakturze nie jest obowiązkowa. Ustawa o VAT wymaga podania kwoty należności ogółem, ale nie określa, czy ma być zapisana cyframi, słownie, czy na oba sposoby. Wielu przedsiębiorców i tak dodaje zapis słowny, bo ułatwia sprawdzenie dokumentu. Jeśli go umieszczasz, musi być zgodny z kwotą w cyfrach i poprawny językowo.
Czy kwota słownie jest wymagana na fakturze?
Nie. Katalog obowiązkowych elementów faktury w art. 106e ustawy o VAT obejmuje kwotę należności ogółem, ale nie wymienia zapisu słownego. Faktura z kwotą podaną tylko cyframi jest prawidłowa, a jej odbiorca nie traci prawa do odliczenia VAT.
Dlaczego warto podawać kwotę słownie?
Zapis słowny pełni funkcję kontrolną. Dzięki niemu:
- łatwiej wychwycić pomyłkę w cyfrach, np. przesunięty przecinek,
- trudniej przerobić kwotę na dokumencie papierowym,
- odbiorca szybciej sprawdza, czy zgadza się suma do zapłaty.
Jak zapisać kwotę słownie?
Najważniejsze zasady:
- Każdy liczebnik zapisuj osobno, np. „sto dwadzieścia pięć”, a nie „stodwadzieściapięć” ani „sto-dwadzieścia-pięć”.
- Odmieniaj nazwę waluty: jeden złoty, dwa, trzy, cztery złote, pięć złotych i więcej. Liczby zakończone na 2–4, np. 22 lub 134, łączą się z formą „złote”, ale 12–14 z formą „złotych”.
- Grosze zapisuj słownie lub ułamkiem, np. „czterdzieści pięć groszy” albo „45/100”.
- Nie mieszaj form, np. „sto zł”.
Przykład: 2 345,67 zł to dwa tysiące trzysta czterdzieści pięć złotych 67/100.
Gdzie najczęściej pojawiają się błędy?
Kłopot sprawiają zwykle:
- liczby słownie od 11 do 19, np. „jedenaście”, „czternaście”, „dziewiętnaście”,
- odmiana przy tysiącach: „tysiąc”, „dwa tysiące”, „pięć tysięcy”,
- pomijanie zer, np. przy 1 005 zł poprawny zapis to „tysiąc pięć złotych”,
- rozbieżność między zapisem słownym a liczbowym.
Co zrobić, gdy zapis słowny nie zgadza się z cyframi?
Faktura z rozbieżnymi kwotami budzi wątpliwości, która wartość jest prawidłowa. Warto wyjaśnić sprawę z kontrahentem i w razie potrzeby wystawić fakturę korygującą. Ręczne zapisywanie kwot zwiększa ryzyko takich błędów, dlatego najlepiej korzystać z narzędzi, które generują zapis słowny automatycznie.
Jak wystawiać faktury bez błędów w kwotach?
Program Fakturownia sam wylicza wartości netto, VAT i brutto, a kwotę słownie dodaje automatycznie na podstawie sumy faktury. Nie musisz więc pilnować odmiany „złotych” ani liczebników. Program możesz przetestować przez 30 dni za darmo.
FAQ: Kwota słownie na fakturze
Czy faktura bez kwoty słownie jest ważna?
Tak. Wystarczy kwota należności ogółem zapisana cyframi.
Czy grosze trzeba zapisywać słownie?
Nie. Powszechnie stosuje się zapis ułamkowy, np. „67/100”.
Czy kwotę słownie podaje się także w walucie obcej?
Jeśli ją podajesz, użyj nazwy tej waluty, np. „sto euro”. Kwotę VAT i tak trzeba wykazać w złotych.
[Artykuł partnera]
